حساب پرداختنی یعنی مبلغی که شرکت به تامینکنندگان، فروشندگان یا اشخاص دیگر بدهکار است و باید در آینده پرداخت کند. این حساب معمولا زمانی ایجاد میشود که شرکت کالا یا خدمت را دریافت کرده، اما هنوز پول آن را پرداخت نکرده است.
اگر حساب دریافتنی طلب شرکت از مشتریان باشد، حساب پرداختنی بدهی شرکت به دیگران است. هر دو برای کنترل نقدینگی مهم هستند، چون نشان میدهند در روزها و هفتههای آینده چه پولی وارد شرکت میشود و چه پولی باید از شرکت خارج شود.
حساب پرداختنی در عمل چه زمانی ایجاد میشود؟
در یک شرکت بازرگانی، وقتی کالا از تامینکننده خریداری میشود ولی پرداخت به صورت مدتدار است، مبلغ فاکتور خرید در حساب پرداختنی ثبت میشود. تا زمانی که شرکت پول را پرداخت نکند، این بدهی در گزارشها باقی میماند.
مثلا شرکت از تامینکننده ۱۲۰ میلیون تومان کالا میخرد و قرار است مبلغ را ۴۵ روز بعد پرداخت کند. در زمان ثبت فاکتور خرید، بدهی به تامینکننده ایجاد میشود. وقتی پرداخت انجام شد، حساب پرداختنی کاهش پیدا میکند.
چرا حساب پرداختنی مهم است؟
شرکت باید بداند در چه تاریخی، به چه کسی و بابت چه خریدی باید پول پرداخت کند. اگر این اطلاعات دقیق نباشد، ممکن است پرداختهای مهم عقب بیفتند، اعتبار شرکت نزد تامینکننده آسیب ببیند یا پول نقد برای خریدهای ضروری کم بیاورد.
گزارش پرداختنیها به مدیر کمک میکند:
- بدهی هر تامینکننده را جداگانه ببیند.
- پرداختهای نزدیک به سررسید را پیگیری کند.
- خریدهای مدتدار را با وضعیت نقدینگی هماهنگ کند.
- بداند کدام بدهی مربوط به کدام فاکتور خرید است.
تفاوت حساب پرداختنی با هزینه
هزینه یعنی شرکت کالا یا خدمتی مصرف کرده یا خریدی انجام داده است. حساب پرداختنی یعنی پول آن هزینه یا خرید هنوز پرداخت نشده است.
| موضوع | معنی ساده |
|---|---|
| خرید یا هزینه | کالا یا خدمت دریافت شده است |
| حساب پرداختنی | مبلغی که باید بابت آن پرداخت شود |
| پرداخت نقدی | خروج واقعی پول از صندوق یا بانک |
اگر شرکت فقط هزینهها را ببیند و زمان پرداختها را کنترل نکند، ممکن است برنامه نقدینگی به هم بخورد.
اشتباهات رایج در مدیریت پرداختنیها
یکی از اشتباهات رایج این است که بدهی تامینکننده فقط در فاکتورهای کاغذی یا پیامهای پراکنده پیگیری شود. وقتی تعداد تامینکنندگان زیاد میشود، پیدا کردن اینکه کدام فاکتور پرداخت شده و کدام مانده سخت میشود.
اشتباه دیگر این است که خرید، انبار و حسابداری جدا از هم کار کنند. ممکن است کالا وارد انبار شده باشد، اما فاکتور خرید درست ثبت نشده باشد یا بدهی تامینکننده دیر در حسابداری دیده شود.
SysLink چطور کمک میکند؟
در SysLink ERP، حساب پرداختنی به خرید، تامینکننده، ورود کالا، پرداخت و سند حسابداری وصل میشود. وقتی فاکتور خرید ثبت و تایید میشود، بدهی تامینکننده قابل پیگیری است و پرداختهای بعدی همان بدهی را کاهش میدهند.
این اتصال باعث میشود مدیر خرید، حسابداری و مدیریت شرکت درباره وضعیت بدهیها از یک منبع مشترک استفاده کنند.
جمعبندی
حساب پرداختنی تصویر بدهیهای جاری شرکت است. کنترل درست آن به شرکت کمک میکند پرداختها را بهموقع انجام دهد، رابطه با تامینکننده را حفظ کند و نقدینگی را دقیقتر برنامهریزی کند.