حسابداری انبار یعنی مقدار کالا و ارزش ریالی آن فقط در گزارش انبار دیده نشود، بلکه با حسابداری شرکت هم هماهنگ باشد. در شرکتهای دارای کالا، انبار یکی از مهمترین نقاط اتصال عملیات و مالی است.
اگر کالا وارد انبار شود، خرید و بدهی تامینکننده هم باید قابل پیگیری باشد. اگر کالا از انبار خارج شود، فروش، بهای تمامشده و مانده موجودی باید بهروز شود. حسابداری انبار دقیقا روی همین ارتباط تمرکز دارد.
چرا انبار فقط مسئله تعدادی نیست؟
بعضی شرکتها انبار را فقط با تعداد کالا میبینند: چند عدد وارد شد، چند عدد خارج شد و چند عدد مانده است. اما برای مدیریت مالی، ارزش ریالی موجودی هم مهم است.
دو کالا ممکن است هر دو ۱۰۰ عدد موجودی داشته باشند، اما ارزش ریالی یکی چند برابر دیگری باشد. همچنین کالایی که زیاد فروش میرود اما حاشیه سود کمی دارد، با کالایی که کند فروش میرود ولی ارزش زیادی در انبار خوابانده، اثر مالی متفاوتی دارد.
رویدادهای مهم در حسابداری انبار
حسابداری انبار معمولا با این رویدادها درگیر است:
- رسید خرید و ورود کالا
- حواله خروج بابت فروش
- برگشت از فروش
- برگشت خرید
- تعدیل موجودی
- انتقال بین انبارها
- محاسبه بهای تمامشده کالای فروشرفته
هر کدام از این رویدادها میتواند روی مقدار و ارزش موجودی اثر بگذارد.
اختلاف انبار و حسابداری چطور ایجاد میشود؟
اختلاف معمولا وقتی ایجاد میشود که عملیات انبار و حسابداری جدا از هم ثبت شوند. مثلا کالا وارد انبار شده، اما فاکتور خرید هنوز ثبت نشده است. یا فروش انجام شده، اما حواله خروج کالا ثبت نشده است.
گاهی هم تعدیلهای دستی بدون توضیح کافی باعث میشوند گزارش مالی و گزارش انبار با هم نخوانند. این اختلافها در پایان ماه یا زمان تهیه گزارش سود بیشتر خودش را نشان میدهد.
حسابداری انبار و بهای تمامشده
برای محاسبه سود واقعی فروش، شرکت باید بداند کالای فروختهشده چقدر برایش تمام شده است. این عدد از ارتباط فروش و انبار به دست میآید. اگر موجودی و ارزش کالا دقیق نباشد، بهای تمامشده هم دقیق نخواهد بود.
به همین دلیل، حسابداری انبار فقط کار انباردار نیست. مدیر مالی، حسابدار و مدیر عملیات هم به داده درست انبار نیاز دارند.
ERP چه کمکی میکند؟
در ERP، ورود و خروج کالا، خرید، فروش و سند حسابداری در یک مسیر قرار میگیرند. این یعنی هر حرکت مهم کالا میتواند اثر مالی خودش را داشته باشد یا حداقل برای حسابداری قابل کنترل باشد.
وقتی سیستم یکپارچه باشد، مدیر میتواند ببیند یک عدد در موجودی از کدام رسید، حواله، فاکتور خرید یا فاکتور فروش آمده است. این قابلیت در زمان بررسی اختلافها بسیار مهم است.
SysLink چطور این موضوع را میبیند؟
در SysLink ERP، انبار و کالا به خرید، فروش، هشدار حداقل موجودی و حسابداری وصل میشوند. هدف این است که موجودی فقط یک عدد مستقل نباشد، بلکه بخشی از جریان مالی و عملیاتی شرکت باشد.
این اتصال به شرکت کمک میکند مانده انبار، فروش، خرید و گزارش مالی را با یک داده مشترک بررسی کند.
جمعبندی
حسابداری انبار برای شرکتهایی که کالا دارند، یک موضوع حیاتی است. بدون ارتباط درست انبار و حسابداری، گزارش سود، موجودی، خرید و فروش قابل اعتماد نخواهد بود. ERP زمانی ارزشمند میشود که این ارتباط را ساده، قابل ردیابی و بهروز نگه دارد.