خیلی از شرکتها وقتی اسم ERP را میشنوند، آن را با نرمافزار حسابداری مقایسه میکنند. این مقایسه طبیعی است، چون تقریبا هر شرکتی به حسابداری نیاز دارد و بخش مهمی از خروجی ERP هم مالی است. اما ERP و نرمافزار حسابداری یکسان نیستند.
نرمافزار حسابداری معمولا روی ثبت سند، دفتر روزنامه، دفتر کل، تراز آزمایشی، سود و زیان، ترازنامه، دریافت و پرداخت و گزارشهای مالی تمرکز دارد. این بخش برای هر شرکت ضروری است. اما ERP تلاش میکند اتفاقهای عملیاتی را قبل از رسیدن به حسابداری، درست و یکپارچه ثبت کند.
حسابداری خروجی عملیات است
در شرکت واقعی، سند حسابداری از هیچ ساخته نمیشود. پشت هر سند، یک اتفاق عملیاتی وجود دارد: فروش انجام شده، خرید ثبت شده، کالا وارد انبار شده، چک دریافت شده یا پرداختی به تامینکننده انجام شده است.
اگر این اتفاقها در نرمافزارهای جداگانه یا فایلهای پراکنده ثبت شوند، حسابدار مجبور است اطلاعات را دوباره وارد کند. همینجا احتمال خطا، تاخیر و اختلاف عددها زیاد میشود. ERP این فاصله را کم میکند. یعنی فروش، خرید، انبار و خزانه به شکلی ثبت میشوند که بتوانند حسابداری را تغذیه کنند.
نرمافزار حسابداری چه زمانی کافی است؟
اگر شرکت تراکنشهای محدود دارد، انبار جدی ندارد، چند کاربر همزمان با سیستم کار نمیکنند و بیشتر نیازها در حد ثبت اسناد و گزارشهای مالی است، نرمافزار حسابداری میتواند کافی باشد. در این حالت پیچیده کردن سیستم ممکن است هزینه و آموزش اضافه ایجاد کند.
اما وقتی فروش، خرید، موجودی کالا، مطالبات مشتریان و بدهی تامینکنندگان زیاد میشود، حسابداری بهتنهایی نمیتواند همه مسئله را حل کند. حسابدار ممکن است گزارش مالی بدهد، اما مدیر هنوز نداند کدام کالا کم شده، کدام سفارش آماده ارسال است یا چرا مانده انبار با فروش همخوانی ندارد.
ERP چه چیزی اضافه میکند؟
ERP علاوه بر حسابداری، فرآیندهای قبل و بعد از سند مالی را پوشش میدهد. چند نمونه ساده:
- فاکتور فروش میتواند به خروج انبار و سند حسابداری وصل شود.
- فاکتور خرید میتواند ورود کالا، بدهی تامینکننده و سند مالی ایجاد کند.
- دریافت مشتری میتواند مطالبات را کاهش دهد و در خزانه ثبت شود.
- برگشت از فروش یا خرید میتواند اثر مالی و انباری داشته باشد.
- گزارش مدیریتی میتواند فروش، موجودی، بدهی و طلب را کنار هم نشان دهد.
این یکپارچگی باعث میشود حسابداری فقط محل ثبت نهایی نباشد، بلکه بخشی از جریان زنده شرکت شود.
خطر نرمافزارهای جداگانه
بزرگترین مشکل وقتی پیش میآید که فروش در یک سیستم، انبار در سیستم دیگر و حسابداری در نرمافزار جدا باشد. در این حالت هر بخش ممکن است عدد خودش را درست بداند، اما مدیر با چند نسخه از واقعیت روبهرو میشود.
برای نمونه، فروش میگوید کالا فروخته شده، انبار میگوید موجودی کافی نیست و حسابداری هنوز سند فروش را دریافت نکرده است. حل این اختلافها معمولا با تماس، فایل اکسل و بررسی دستی انجام میشود. ERP خوب باید این رفتوآمد را کمتر کند.
جمعبندی
نرمافزار حسابداری برای ثبت و گزارش مالی لازم است، اما ERP مسئله بزرگتری را هدف میگیرد: اتصال عملیات شرکت به حسابداری. اگر شرکت فقط ثبت سند و گزارش مالی میخواهد، حسابداری کافی است. اگر فروش، خرید، انبار، خزانه و گزارش مدیریتی باید با هم کار کنند، ERP انتخاب جدیتری است.