کنترل موجودی کالا یعنی شرکت بتواند در هر لحظه پاسخ چند سوال ساده را بدهد: چه کالایی داریم؟ کجا قرار دارد؟ چقدر از آن قابل فروش است؟ چه چیزی رو به اتمام است؟ چه کالایی بیش از حد در انبار مانده؟ اگر پاسخ این سوالها با حدس، تماس تلفنی یا فایلهای جدا داده شود، کنترل موجودی واقعی وجود ندارد.
برای شرکتهای کوچک و متوسط، موجودی کالا مستقیما روی فروش، خرید و نقدینگی اثر میگذارد. کمبود کالا باعث از دست رفتن فروش میشود و موجودی اضافه، پول شرکت را در انبار قفل میکند.
کنترل موجودی شامل چه چیزهایی است؟
کنترل موجودی فقط شمارش کالا نیست. یک سیستم قابل اتکا باید ورود، خروج، برگشت، انتقال، تعدیل و مانده کالا را ثبت کند. همچنین باید مشخص باشد هر تغییر موجودی به کدام سند فروش، خرید یا انبار مربوط است.
| بخش | سوالی که پاسخ میدهد |
|---|---|
| مانده کالا | الان از هر کالا چند عدد داریم؟ |
| گردش کالا | چه مقدار وارد یا خارج شده است؟ |
| حداقل موجودی | چه کالاهایی در خطر کسری هستند؟ |
| انتقال بین انبار | کالا از کجا به کجا رفته است؟ |
| برگشت کالا | چه فروشی یا خریدی اصلاح شده است؟ |
مثال واقعی
یک شرکت پخش محدود را تصور کنید که هر روز چند سفارش فروش ثبت میکند. اگر فروشنده از موجودی واقعی خبر نداشته باشد، ممکن است کالایی را قول بدهد که در انبار نیست. اگر انباردار خروج کالا را دیر ثبت کند، گزارش مدیر هم اشتباه میشود. اگر خرید از کسری کالا خبر نداشته باشد، سفارش خرید دیر ثبت میشود.
کنترل موجودی خوب این زنجیره را به هم وصل میکند. فروش، انبار و خرید از یک وضعیت مشترک کار میکنند.
اشتباهات رایج در کنترل موجودی
- ثبت خروج کالا بعد از تحویل، نه همزمان با عملیات
- نگهداری مانده کالا در فایل جدا از فاکتور فروش
- تعریف نکردن حداقل موجودی برای کالاهای مهم
- اصلاح دستی موجودی بدون دلیل و سند مشخص
- نداشتن گزارش گردش کالا برای بررسی مغایرتها
SysLink این مشکل را چطور حل میکند؟
در SysLink ERP، موجودی کالا جدا از فروش و خرید دیده نمیشود. فاکتور فروش میتواند خروج انبار ایجاد کند، فاکتور خرید ورود کالا را ثبت کند و مدیر گزارش مانده و گردش کالا را در کنار وضعیت فروش و مالی ببیند. این ارتباط در صفحه امکانات SysLink هم توضیح داده شده است.
برای پیشگیری از کسری، مقاله نقطه سفارش کالا چیست؟ را هم بخوانید.
جمعبندی
کنترل موجودی یعنی شرکت با عددهای قابل اعتماد تصمیم بگیرد، نه با حدس. اگر موجودی کالا برای فروش و نقدینگی شرکت مهم شده، کنترل آن باید از فایل جدا و پیگیری دستی خارج شود. SysLink ERP برای همین نقطه طراحی شده است: اتصال انبار به فروش، خرید و گزارش مدیریتی.